SF2i · Formation Microsoft Office 365
Formation Microsoft 365
Microsoft Teams Production Cloud
Maîtrisez Teams + Copilot, la plateforme collaborative augmentée par l’IA de Microsoft. Formation à jour des dernières mises à jour 2026.
1
Journée
8
Modules
9
TP pratiques
2026
À jour Copilot
💬
Contexte
Pourquoi votre entreprise a besoin de Teams
⚠️ Ce qui se passe dans beaucoup d'entreprises aujourd'hui
📧
Boîte mail saturée
Des dizaines de « Reply all », des pièces jointes en doublon, des fils de 30 personnes pour décider d'une heure de réunion.
📱
WhatsApp professionnel… personnel
Les données de l'entreprise transitent par des serveurs de Meta. Les messages pro se mélangent à la vie privée. Impossible à archiver.
📎
Fichiers perdus en pièces jointes
« Tu as la dernière version ? » — « Attends je cherche dans mes mails… » Combien d'heures perdues par semaine ?
🔒
Vie privée & conformité
WhatsApp ne respecte pas le RGPD pour un usage professionnel. En cas d'audit ou de litige, rien n'est traçable ni récupérable.
✅ Teams règle tout ça — en un seul outil
💬
Messagerie d'équipe
Conversations organisées par canal, pas de mélange vie pro/perso
📁
Fichiers centralisés
Tout sur SharePoint, toujours à jour, accessible partout, co-édition en direct
📹
Réunions intégrées
Planifier, rejoindre, enregistrer et transcrire depuis un seul endroit
🔐
Sécurité Microsoft
Données hébergées en Europe, conformes RGPD, chiffrées de bout en bout
🔗
Tout connecté
Word, Excel, Planner, Forms, OneNote… tout s'ouvre dans Teams sans changer d'outil
📊
Traçabilité totale
Historique des conversations, fichiers versionnés, décisions archivées automatiquement
-40%
d'emails internes
2h
gagnées par semaine
Les entreprises qui adoptent Teams réduisent significativement leurs emails internes et centralisent leur collaboration dans un espace sécurisé, conforme et professionnel.
08h00 — Accueil & Introduction
Bienvenue dans la formation
Avant de plonger dans Teams, prenons le temps de nous présenter, de définir les objectifs de la journée et de vérifier que tout le monde est bien installé.
Votre formateur
🧑💻
Noël NICOLAS
Formateur Microsoft 365 · Expert Teams & Cloud
Spécialiste des outils de collaboration Microsoft, Noël accompagne les entreprises dans leur transition numérique depuis plus de 10 ans. Il forme des centaines d'utilisateurs chaque année sur la suite Office 365.
Tour de table
01
Votre prénom & poste
Qui êtes-vous dans l'équipe ?
02
Votre expérience Teams
Débutant complet, quelques bases ?
03
Votre usage actuel
Comment communiquez-vous aujourd'hui ?
04
Votre objectif du jour
Qu'espérez-vous apprendre ?
05
Votre plus grande crainte
Qu'est-ce qui vous semble complexe ?
06
Une attente spécifique
Un besoin particulier pour votre métier ?
Objectifs de la journée
☀️ Matin — 8h–12h
- Naviguer dans l'écosystème Microsoft 365
- Créer et organiser équipes & canaux
- Paramétrer Teams à son goût
- Gérer ses fichiers dans le cloud
🌇 Après-midi — 13h–16h
- Communiquer avec @mentions & fils
- Utiliser la recherche avancée
- Organiser et animer des réunions
- Enregistrer et partager le compte-rendu
TP 1
Première prise en main — SOLO
15 min
📍 Contexte : Vous démarrez Teams pour la première fois. Configurez votre profil avant d'aller plus loin.
- Ouvrez Teams et connectez-vous avec votre compte Office 365
- Cliquez sur chacune des 5 icônes : Activité · Chat · Équipes · Calendrier · Fichiers
- Photo de profil → Modifier la photo : ajoutez votre photo
- Photo de profil → Paramètres → Appareils : faites un appel test
- Photo de profil → Définir un message de statut : « En formation Teams jusqu'à 16h »
- Ctrl+E → tapez le nom du formateur Noël → ouvrez son profil
- ✅ Validation : levez la main quand votre micro fonctionne
💡 INFO
Les statuts du profil Teams
📌 Contexte : Depuis votre photo de profil, vous pouvez choisir manuellement votre statut et définir une durée (30 min, 1h, 2h, aujourd'hui, cette semaine ou jusqu'à ce que vous le changiez).
- 🟢 Disponible — Vous êtes là et prêt à être contacté. Exemple : vous commencez votre journée et êtes joignable.
- 🔴 Occupé — Vous êtes en train de travailler et préférez ne pas être interrompu. Exemple : vous êtes en réunion ou en pleine rédaction d'un document.
- ⛔ Ne pas déranger — Toutes les notifications sont bloquées. Exemple : vous faites une présentation ou une démonstration à l'écran.
- 🟡 De retour bientôt — Vous vous absentez momentanément. Exemple : vous êtes en pause ou en déplacement court.
- ⚫ Apparaître absent — Vous êtes connecté mais vous semblez inactif pour les autres. Exemple : vous travaillez sans vouloir être sollicité.
- ⚪ Apparaître hors ligne — Vous apparaissez complètement déconnecté aux yeux de vos collègues. Exemple : vous consultez vos messages discrètement.
⏱️ Astuce durée : Pour chaque statut, Teams propose de définir une durée : 30 min, 1 heure, 2 heures, Aujourd'hui, Cette semaine ou Jusqu'à ce que je le modifie. Pratique pour ne pas oublier de changer son statut !
Récapitulatif — Accueil
- Le formateur est Noël NICOLAS, expert Microsoft 365
- 5 icônes principales : Activité · Chat · Équipes · Calendrier · Fichiers
- Testez toujours vos appareils avant une réunion
- Ctrl+E = recherche universelle dans Teams
Documentation officielle Microsoft
Profil, statut & premier démarrage
08h30 — Microsoft 365
L'écosystème Microsoft 365
Teams n’est qu’une brique de Microsoft 365. Comprendre l’ensemble de la suite vous aidera à tirer le meilleur parti de chaque outil.
La suite Microsoft 365 en un coup d'œil
Outlook
Messagerie & calendrier
Email professionnel, gestion des réunions
Word
Traitement de texte
Documents, rapports, courriers
Excel
Tableur
Tableaux, graphiques, analyses
PowerPoint
Présentations
Diaporamas, formations, pitchs
OneNote
Prise de notes
Carnets numériques partagés
OneDrive
Stockage cloud
Espace personnel syncé partout
SharePoint
Portail d'équipe
GED, intranet, sites collaboratifs
Teams
Hub collaboratif
Chat, réunions, fichiers, apps
Planner
Gestion de tâches
Kanban, assignments, deadlines
Forms
Formulaires & sondages
Collecte de données, quiz
Power Automate
Automatisation
Flux de travail sans code
Teams Mobile
Application mobile
Toujours connecté en déplacement
Comment les outils s'interconnectent
🔗
Architecture
Teams au cœur de Microsoft 365
| Action dans Teams | Outil sous-jacent | Bénéfice |
|---|---|---|
| Partager un fichier dans un canal | SharePoint | Accessible à toute l'équipe, historique des versions |
| Envoyer un fichier en chat privé | OneDrive | Partage sécurisé, permissions granulaires |
| Planifier une réunion | Calendrier Outlook | Syncé Outlook, invitation automatique |
| Ajouter un onglet Planner | Microsoft Planner | Tableau Kanban intégré au canal |
| Prendre des notes en réunion | OneNote | Accessible après, partageable à l'équipe |
ℹ️
Un seul compte pour tout
Votre identifiant Office 365 (email professionnel + mot de passe) vous donne accès à toutes ces applications, sur PC, Mac, tablette et mobile. Aucune installation supplémentaire requise pour la version web.
TP 2
Explorer la suite Microsoft 365 — SOLO
10 min
📍 Contexte : Vous découvrez les autres outils de la suite pour comprendre l'écosystème.
- Ouvrez un nouvel onglet du navigateur → office.com → connectez-vous
- Sur le portail, identifiez les tuiles d'applications disponibles
- Cliquez sur OneDrive → notez votre quota de stockage (généralement 1 To)
- Sur OneDrive, créez un nouveau dossier nommé « Formation Teams »
- Cliquez sur SharePoint → identifiez les sites de votre organisation
- Cliquez sur Copilot → vérifiez si vous y avez accès
- ✅ Validation : notez 3 applications que vous ne connaissiez pas
🎯 Vérification — Microsoft 365
Vous partagez un fichier dans le canal « Projet Alpha ». Où est-il stocké ?
A
Sur votre OneDrive personnelB
Sur SharePoint, lié à l'équipe TeamsC
Sur votre ordinateur localD
Dans Teams lui-même, sans lien SharePointRécap — Microsoft 365
- Microsoft 365 = suite complète : Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, SharePoint, Teams…
- Teams est le hub central qui intègre tous les autres
- Fichiers de canal → SharePoint · Fichiers de chat → OneDrive
- Un seul compte Office 365 pour toutes les applications
09h00 — Équipes & Organisation
Travailler en équipe — Organisation
Avant d’envoyer le moindre message, il faut comprendre la structure de Teams. Une bonne organisation = une collaboration fluide. Une mauvaise = le chaos garanti.
Équipe vs Canal — La différence fondamentale
L'Équipe
Un groupe de personnes qui travaillent ensemble vers un objectif commun
Ex : « Service Marketing »
« Projet Refonte Site »
« Direction Générale »
« Projet Refonte Site »
« Direction Générale »
→
Le Canal
Un sujet de discussion ou un thème spécifique à l'intérieur d'une équipe
Ex : « Général » · « Campagnes »
« Réseaux Sociaux »
« Budget 2025 »
« Réseaux Sociaux »
« Budget 2025 »
🌺 CAS CONCRET
PacificTrade Tahiti — Entreprise d'import / export
70 employés · Papeete, Polynésie française · Fournisseurs en Asie & Europe · Clients dans tout le Pacifique
Direction Générale
📣 Général
📊 Tableaux de bord
💰 Finances confidentielles
🤝 Négociations stratégiques
Commerce & Ventes
📣 Annonces
🌍 Clients Export Pacifique
🛒 Commandes en cours
💬 Offres & Devis
🤝 Partenaires Nouvelle-Zélande
Logistique & Transport
📣 Général
🚢 Conteneurs & Frets
📋 Suivi des livraisons
🛃 Douanes & Documents
🏭 Fournisseur Shenzhen
Finance & Comptabilité
📣 Général
💸 Facturation clients
📈 Résultats & Clôtures
💱 Change & devises
Ressources Humaines
📣 Général
📝 Contrats & Paie
🏖️ Congés Polynésie
🎓 Formations
IT & Systèmes
📣 Général
🔧 Support & Incidents
🔒 Sécurité
📡 Infrastructure Tahiti
Canal Standard — visible par tous les membres
Canal Privé — sous-groupe restreint
Canal Partagé — avec partenaires externes
Avant Teams : les fichiers d'import circulaient par email entre Papeete, Shenzhen et Auckland. Des versions différentes, des pertes de données, des délais. Avec Teams + SharePoint : chaque équipe a son espace centralisé, les documents douaniers sont partagés en direct avec le fournisseur via un canal partagé, et la direction suit les KPIs en temps réel depuis son tableau de bord.
💡
La règle simple
Une équipe = un groupe de personnes (généralement votre service ou un projet). Un canal = un sujet de travail. Une équipe doit contenir plusieurs canaux, jamais un seul.
Les 3 types d'équipes
🔓
Publique
Tout le monde peut rejoindre
Quand l'utiliser
- Communautés d'intérêt
- Groupes d'entraide
- Annonces à toute l'entreprise
À éviter pour
- Données confidentielles
- Projets sensibles RH/Finance
🔒
Privée
Sur invitation uniquement
Quand l'utiliser
- Services internes (Marketing, IT, RH)
- Projets confidentiels
- Équipes de direction
- C'est le choix par défaut
🌍
Org. entière
Tous les employés automatiquement
Quand l'utiliser
- Communications officielles
- Annonces RH globales
- Créé uniquement par les admins
Les 3 types de canaux
📣
Standard
Visible par tous les membres
Caractéristiques
- Accès par tous les membres
- Site SharePoint partagé
- Toutes les apps disponibles
Cas d'usage
- « Général » — créé automatiquement
- « Annonces »
- « Ressources »
🔐
Privé
Sous-groupe d'une équipe
Caractéristiques
- Visible par certains membres seulement
- Site SharePoint séparé
- Limite : 30 canaux privés par équipe
Cas d'usage
- « Direction »
- « Budget » pour managers
🤝
Partagé
Collaborer avec l'extérieur
Caractéristiques
- Personnes de plusieurs organisations
- Site SharePoint dédié
- Idéal pour prestataires
Cas d'usage
- « Agence Marketing Externe »
- « Projet Client X »
⚠️
Choix définitif !
On ne peut pas convertir un canal standard en privé, ni l'inverse. Réfléchissez bien dès la création ! En cas d'erreur, il faut recréer le canal et migrer manuellement.
3 scénarios concrets — Quel canal choisir ?
Scénario 1
« Je veux partager les news de mon service avec toute l'équipe Marketing »
Canal Standard — créez « Annonces » dans votre équipe Marketing. Tous les membres le voient automatiquement.
Scénario 2
« Les 3 managers de mon équipe doivent parler salaires et primes »
Canal Privé — créez « Management » et invitez uniquement les 3 managers. Les autres membres ne le verront même pas.
Scénario 3
« Nous travaillons avec une agence de com externe sur 6 mois »
Canal Partagé — créez « Agence X », invitez les personnes de l'agence avec leur email.
Bonnes vs Mauvaises pratiques
✅ À faire
- Noms de canaux clairs — « Campagne Email Q2 »
- 1 équipe = 1 entité réelle — un service, un projet
- Créer entre 3 et 10 canaux par équipe
- Description claire dès la création
- Archiver les équipes terminées (ne pas supprimer)
- Nommer 2 propriétaires minimum par équipe
- @mentions ciblées (@Marie plutôt que @équipe)
❌ À éviter
- Noms vagues — « Divers », « Test », « Important »
- Une équipe par projet éphémère — utilisez un canal
- 30+ canaux dans une même équipe
- Aucune description — les nouveaux ne comprennent rien
- Supprimer une équipe — vous perdez TOUS les fichiers
- Un seul propriétaire — que se passe-t-il s'il part ?
- @équipe à chaque message — vos collègues vont vous détester
TP 3
Créer VOTRE équipe & inviter vos camarades
25 min
📍 Contexte : Chaque élève crée sa propre équipe.
- Équipes → « Rejoindre ou créer une équipe » → Créer une équipe → De zéro → Privée
- Nommez-la : « Form-Teams-[Votre prénom]-[date du jour] »
- Description : « Équipe personnelle de formation Teams »
- Invitez 3 camarades + Noël (formateur) comme propriétaire
- Créez 3 canaux : Standard « Annonces », Privé « Brouillons », Standard « Questions »
- Dans Annonces, postez un message formaté (Ctrl+Shift+X) avec titre + 3 puces + @mention
- Allez dans l'équipe d'un camarade → répondez dans le fil d'un message
- ✅ Validation : vous êtes dans 4 équipes au total
🎯 Vérification — Équipes & Canaux
Vous travaillez avec une agence externe 3 mois. Quel canal créez-vous ?
A
Canal StandardB
Canal PrivéC
Canal Partagé — collaboration avec externesD
Une nouvelle équipe dédiéeRécap — Équipes & Canaux
- Équipe = personnes (service, projet) · Canal = sujet
- 3 types d'équipes : Publique · Privée (défaut) · Organisation entière
- 3 types de canaux : Standard · Privé (interne) · Partagé (externe)
- Le type est définitif : impossible de convertir un standard en privé
- Nommez clairement, ajoutez 2 propriétaires, archivez (ne supprimez jamais)
Documentation officielle Microsoft
Créer et gérer les équipes & canaux
☕
10h15 — 10h30
Pause café — 15 minutes
10h30 — Paramétrage
Paramétrage & Personnalisation
Adapter Teams à votre façon de travailler : notifications, appareils, onglets et connecteurs.
⚙️
Configuration
Régler les paramètres utilisateur
| Section | Ce que vous configurez |
|---|---|
| 🔕 Notifications | Quand et comment : application, email, mobile, sons |
| 🎤 Appareils | Micro, haut-parleur, caméra + test appel |
| 🎨 Apparence | Thème sombre, clair, contraste élevé |
| 🌍 Général | Langue, fuseau horaire, démarrage automatique |
| 🔒 Confidentialité | Accusé de lecture, statut de présence |
Personnaliser les onglets d'un canal
Applications Microsoft
- Planner — Kanban des tâches
- OneNote — Notes partagées
- Forms — Sondages & quiz
- Excel / Word / PPT — Afficher un fichier
Services Web
- Site Web — N'importe quelle URL
- Power BI — Tableaux de bord
- GitHub / Jira — Dév & projets
- Connecteurs — Flux automatiques
TP 4
Personnaliser VOTRE équipe — SOLO
15 min
📍 Contexte : Vous personnalisez l'équipe créée au TP 3.
- Paramètres → Notifications : passez les réactions emoji sur « Désactivé »
- Canal Annonces → « + » → ajoutez l'onglet OneNote
- Canal Annonces → « + » → Site Web → URL : https://support.microsoft.com/teams
- Clic droit sur canal Brouillons → Notifications → Toutes les activités
- Clic droit sur canal Annonces → Épingler
- Changez votre statut sur « Ne pas déranger » → observez l'icône rouge
- Repassez sur « Disponible »
- ✅ Validation : canal Annonces a 4 onglets : Publications, Fichiers, OneNote, support.microsoft.com
Récap — Paramétrage
- Photo de profil → Paramètres → toutes vos préférences
- Testez audio & vidéo avant chaque réunion importante
- « + » dans un canal = ajouter Planner, OneNote, site web…
- Épinglez les canaux importants pour y accéder rapidement
Documentation officielle Microsoft
Notifications, onglets & personnalisation
11h00 — Fichiers Cloud
Gérer ses Fichiers Cloud
Finis les pièces jointes en doublon par email. Avec Teams, tous vos fichiers sont centralisés, toujours à jour et accessibles partout.
📁
Concept clé
Fichiers dans les canaux Teams
⚡ La règle fondamentale
Chaque fichier déposé dans l'onglet Fichiers d'un canal est automatiquement stocké sur le site SharePoint lié à l'équipe Teams. Tous les membres du canal y ont accès immédiatement.
📂 Onglet Fichiers du canal
- Accessible à tous les membres
- Organisé en dossiers
- Historique des versions
- Co-édition simultanée
- Synchronisable sur PC
🔗 Stocké sur SharePoint
- URL SharePoint accessible
- Même bibliothèque de documents
- Permissions = membres du canal
- Accessible via navigateur
- Géré par l'admin IT
📋 Actions disponibles dans l'onglet Fichiers
📄 Nouveau → créer Word, Excel, PPT
⬆️ Charger → déposer depuis son PC
✏️ Modifier → ouvrir dans Teams ou Office
🔄 Synchroniser → dossier sur le PC
📌 Épingler → onglet dédié dans le canal
📋 Copier le lien → partager l'URL
⚠️ Canal privé ≠ Canal standard — Un canal privé possède son propre site SharePoint séparé. Les fichiers ne sont visibles que par les membres du canal privé.
Co-édition en temps réel
✏️
Fonctionnalité clé
Co-édition en temps réel
Plusieurs personnes, un seul fichier, en même temps
Tous les membres du canal peuvent ouvrir et modifier simultanément le même fichier Word, Excel ou PowerPoint. Les modifications apparaissent en direct pour tout le monde.
1
Ouvrir dans Teams
Onglet Fichiers du canal → cliquez sur le fichier. Il s'ouvre directement dans Teams sans quitter l'application.
2
Cliquer « Modifier »
Le fichier passe en mode édition. Vos collègues peuvent faire de même simultanément — chacun voit les curseurs colorés des autres.
3
Ouvrir dans l'application Office
Besoin de fonctionnalités avancées ? Cliquez « Ouvrir dans l'application de bureau ». Les modifications restent synchronisées avec Teams.
↩
Historique des versions
··· → « Historique des versions » : toutes les sauvegardes automatiques sont listées. Restaurez n'importe quelle version en un clic.
🔄
Synchroniser
Bouton « Synchroniser » dans l'onglet Fichiers → dossier Windows/Mac mis à jour automatiquement
💬
Commentaires
Sélectionner du texte → clic droit → « Nouveau commentaire » pour annoter sans modifier le contenu
TP 5
Fichiers dans un canal Teams — EN BINÔME
📍 Contexte : Vous allez créer et partager des fichiers directement depuis un canal Teams. Tout est stocké sur SharePoint et accessible à toute l'équipe. Travaillez dans l'équipe créée au TP 3.
- Ouvrez votre équipe Teams (TP 3) → cliquez sur le canal Annonces → onglet Fichiers
- Nouveau → Document Word → nommez-le
Compte-rendu-[Votre prénom]-[date] - Écrivez 3 lignes dans le document : votre nom, votre poste fictif, et une découverte de la formation
- Postez le lien dans le canal : cliquez ··· → Copier le lien → collez-le dans un nouveau message du canal
- Demandez à votre binôme de cliquer le lien et d'ajouter sa propre ligne dans votre document
- Observez les curseurs de couleur — vous voyez votre binôme écrire en direct
- Cliquez ··· → Historique des versions → identifiez la version avant modification
- Ajoutez un commentaire : sélectionnez un mot → clic droit → Nouveau commentaire
- Dans l'onglet Fichiers, cliquez Synchroniser → vérifiez que le dossier apparaît dans l'Explorateur Windows
✅ Validation : document avec 2 contributeurs + 1 commentaire + synchronisé sur votre PC
TP 5bis
Excel collaboratif dans un canal — EN GROUPE de 4-5
📍 Contexte : Formez des groupes de 4-5 personnes. Un élève (le « pilote ») crée un classeur Excel dans le canal de son équipe Teams. Tout le groupe le complète simultanément depuis SharePoint via Teams.
- Le pilote : canal Annonces → onglet Fichiers → Nouveau → Classeur Excel → nom :
Bilan-Formation-Groupe-[Num] - Le pilote : crée l'en-tête :
A1: Prénom—B1: Service—C1: Plus grosse découverte—D1: Note/10 - Le pilote : ··· → Copier le lien SharePoint → colle le lien dans le chat du canal
- Tous en même temps : cliquent le lien → ouvrent le fichier → chacun complète UNE ligne
- Observez les curseurs colorés — vous voyez vos collègues écrire en direct dans les cellules
- Le pilote : dans
F1: Moyenne →F2:=MOYENNE(D2:D6) - Testez les commentaires sur les cellules : clic droit → Nouveau commentaire
- Cliquez ··· → Historique des versions : vérifiez que chaque modification est tracée avec le nom de l'auteur
✅ Validation : 4-5 lignes remplies simultanément + formule moyenne + historique visible avec noms des contributeurs
Récap — Fichiers Cloud
- Fichiers d'un canal → SharePoint de l'équipe · accessibles à tous les membres
- Canal privé → son propre site SharePoint séparé (accès restreint)
- Co-édition en temps réel : plusieurs personnes, un seul fichier, curseurs colorés
- Historique des versions = bouclier contre les erreurs et les suppressions
- Bouton Synchroniser = dossier Teams dans votre Explorateur Windows
- Ouvrez toujours les fichiers depuis l'onglet Fichiers du canal, jamais en pièce jointe
Documentation officielle Microsoft
Partager et co-éditer des fichiers
🍽️
12h00 — 13h00
Pause déjeuner — 1 heure
13h00 — Communication
Communiquer avec Teams
| Vecteur | Usage idéal | Persistance |
|---|---|---|
| 💬 Message de canal | Annonces & discussions d'équipe | Permanent, lisible par tous |
| 📩 Chat privé | Discussion informelle 1:1 | Visible par les participants |
| 📞 Appel audio | Réponse immédiate requise, discussion brève | Transcription possible (Copilot) |
| 📹 Réunion vidéo | Collaboration, présentation, formation | Enregistrable |
Maîtriser les @Mentions
@Prénom
Notifie une personne précise. Elle reçoit une alerte même si elle n'est pas dans le canal.
@NomCanal
Notifie les membres abonnés au canal. Plus ciblé que @équipe.
@NomEquipe
Notifie TOUS les membres. Réserver aux annonces critiques uniquement.
⚠️
Attention à la @mention fatigue
Utiliser @équipe trop souvent crée de la lassitude. Réservez-la aux urgences.
Quel canal choisir ? — Le guide anti-mail
La règle d'or : Avant chaque mail interne, posez-vous la question — est-ce qu'un autre canal Teams ne serait pas plus efficace ? Dans 4 cas sur 10, la réponse est OUI. C'est ainsi que les entreprises atteignent les -40% d'emails internes.
📊 D'où viennent les -40% ?
Sur 100 mails internes typiques : ~25 sont des questions courtes (→ chat), ~10 sont des partages de fichiers (→ canal), ~8 sont des chaînes de planification (→ calendrier Teams), ~5 sont des « Reply all » inutiles (→ @mention ciblée) et ~3 sont des comptes-rendus de réunion (→ transcription Copilot). Total : ~40 mails évités sur 100 — sans perdre une seule information.
🧭 Aide-mémoire mental
- 1 personne, réponse rapide → Chat 1:1
- Plusieurs personnes, même sujet récurrent → Canal d'équipe
- Urgent, besoin de la voix → Appel audio
- Décision collective ou démo visuelle → Réunion vidéo
- Document de travail → Fichier dans le canal (jamais en PJ mail interne)
- Externe ou formel/légal → Email Outlook
TP 6
Appels audio & vidéo — EN BINÔME
25 min
📍 Contexte : Vous allez vous appeler mutuellement.
⚠️ Important : casque audio avant de démarrer pour éviter l'effet Larsen.
- Appel audio : recherchez votre binôme → ouvrez son profil → icône téléphone
- Discutez 30 secondes. Testez Ctrl+Shift+M : couper/activer le micro
- Raccrochez. Appel vidéo : rappelez avec l'icône caméra
- Testez les effets d'arrière-plan (flou ou image)
- Partagez votre écran → montrez votre document Word du TP 5
- Appel à 3 : Personnes → Ajouter → invitez un troisième camarade
- Envoyez un message dans le chat de l'appel
- Allez dans Activité : l'appel est tracé dans votre historique
- ✅ Validation : 2 appels réalisés + historique visible
TP 6 bis
Appel 1:1 puis appel de groupe — EN BINÔME + GROUPE
20 min
📍 Contexte : Pratiquez les deux modes d'appel les plus courants au quotidien : le 1:1 spontané et l'appel de groupe à 3-4 personnes.
⚠️ Important : casque audio obligatoire pour éviter l'effet Larsen.
🎯 Partie 1 — Appel 1:1 (8 min)
- Choisissez votre voisin de droite comme binôme
- Chat → tapez son nom → ouvrez sa conversation
- Cliquez sur l'icône téléphone 📞 en haut à droite : lancez un appel audio
- Discutez 1 min : présentez-vous mutuellement votre poste
- Testez Ctrl+Shift+M — couper / réactiver le micro
- Basculez en vidéo avec l'icône caméra 🎥, activez un arrière-plan flou
- Partagez votre écran → montrez votre fenêtre Teams
- Raccrochez. Allez dans Activité : l'appel y est tracé avec la durée
- ✅ Validation 1:1 : appel audio + vidéo + partage d'écran réalisés
👥 Partie 2 — Appel de groupe à 4 (12 min)
- Formez un groupe avec vos 3 voisins les plus proches (4 personnes au total)
- L'initiateur du groupe : ouvre le chat avec le 1er voisin → icône caméra pour démarrer l'appel
- Une fois en appel : Personnes (icône 👥) → Ajouter des personnes → invitez les 2 autres voisins
- Chacun à son tour : lève la main avec Ctrl+Shift+K et dit bonjour
- L'initiateur : active la transcription (⋯ → Plus → Démarrer la transcription)
- Un participant : partage une fenêtre (pas l'écran entier) — ouvre Word ou un site
- Tous : envoyez un message dans le chat de l'appel avec 1 emoji 👍
- L'initiateur : Mettre fin à la réunion pour tous (⋯ → Mettre fin)
- Retrouvez l'historique dans Activité ou Calendrier
- ✅ Validation groupe : 4 participants connectés + 1 partage + transcription activée
🎯 Vérification — Communication
Vous voulez notifier uniquement Marie d'un canal. Que tapez-vous ?
A
#MarieB
@MarieC
/MarieD
!MarieRécap — Communication
- Canal = équipe · Chat = informel · Appel = urgent · Réunion = collaboration
- @Prénom pour notifier · @équipe avec grande parcimonie
- Répondez toujours dans le fil, jamais en nouveau message
- Sauvegardez les messages importants : ··· → Enregistrer
🌿
14h30 — 14h45
Pause — 15 minutes
14h45 — Recherche & Aide
Recherche & Obtenir de l'aide
🔍
Référence
La recherche universelle Ctrl+E
💬 Messages
- Tapez un mot-clé du message
- Filtrez par équipe/canal
- Filtrez par date ou expéditeur
📄 Fichiers
- Tapez le nom du fichier
- Filtrez par type (Word, Excel…)
- Ouvrez directement depuis les résultats
Commandes rapides
/
Affiche toutes les commandes disponibles/appel
Appeler un collègue directement/statut
Changer votre statut de présence/rejoindre
Rejoindre une équipe
TP 7
Recherche & commandes — SOLO
15 min
- Ctrl+E → cherchez « notes » : retrouvez le document du TP 5
- Dans les résultats, filtrez par Fichiers uniquement
- Cherchez le prénom de votre binôme → filtrez sur Messages
- Tapez « / » → testez /disponibilité + nom d'un collègue
- Testez /aide pour voir l'aide de Teams
- Survolez un message → ··· → Enregistrer → retrouvez via Photo de profil → Messages sauvegardés
- ✅ Validation : retrouver un message, un fichier, et un collègue en moins de 10 secondes
Récap — Recherche
- Ctrl+E = recherche universelle messages, fichiers, personnes
- Filtrez par type, date, équipe, expéditeur
- Tapez / = liste de toutes les commandes rapides
- Profil d'un collègue accessible directement via la recherche
15h00 — Réunions
Organiser des Réunions
📹
Planifier avec l'assistant de planification
- Calendrier → Nouvelle réunionDans la barre gauche → Calendrier → bouton « Nouvelle réunion ».
- Remplir les détailsTitre, date, heure, durée. Ajoutez les participants (nom ou email).
- Assistant de planificationOnglet « Assistant » : visualisez les disponibilités de tous les invités.
- Envoyer l'invitationCliquez « Envoyer ». Chaque participant reçoit un lien Teams. Syncé Outlook.
Pendant la réunion
🎛️ Raccourcis indispensables
Ctrl+Shift+M
Couper / activer le microphoneCtrl+Shift+O
Activer / couper la caméraCtrl+Shift+E
Partager / arrêter le partage d'écranCtrl+Shift+K
Lever / baisser la main⚠️
Avant de partager votre écran
Activez le mode « Ne pas déranger ». Fermez vos emails et documents confidentiels. Préférez le partage de fenêtre plutôt que l'écran entier.
⏺️
Enregistrer une réunion
- Démarrer l'enregistrement··· → « Démarrer l'enregistrement ». Un bandeau orange indique l'enregistrement actif.
- Arrêter & accéder··· → « Arrêter ». Fichier MP4 stocké sur OneDrive de l'organisateur (privée) ou SharePoint du canal.
- Transcription automatiqueTeams génère un sous-titrage horodaté. Accessible dans l'onglet « Récapitulatif ».
TP 8
Réunion complète à 4 — EN GROUPE
30 min
📍 Contexte : Formez des groupes de 4. Organisez une vraie réunion.
⚠️ Casque audio obligatoire pour les 4 élèves.
- L'organisateur : Calendrier → Nouvelle réunion
- Titre : « Synthèse Formation Teams — Groupe [Num] » — Heure : dans 3 minutes
- Assistant de planification : ajoutez 3 camarades, vérifiez disponibilités
- Cochez « Exiger l'enregistrement » puis Envoyer
- Tous rejoignent via le Calendrier → Démarrer l'enregistrement
- Chaque participant : lève la main (Ctrl+Shift+K) + résume sa 1ère découverte
- Un participant : partage son écran
- L'organisateur : crée des salles de sous-groupes (2 salles, 1 min, puis fermer)
- L'organisateur : Mettre fin à la réunion pour tous
- Retrouvez l'enregistrement + onglet Récapitulatif (transcription)
- ✅ Validation : enregistrement disponible + sous-groupes utilisés
🎯 Vérification finale — Réunions
Vous partagez un PPT. Quelle option permet aux participants de naviguer librement dans les slides ?
A
Partage d'écran entierB
Partage de fenêtre PowerPointC
PowerPoint LiveD
Tableau blanc TeamsRécap — Réunions
- Assistant de planification = voir les disponibilités de tous les invités
- Teams ↔️ Outlook : synchronisation automatique
- PowerPoint Live = navigation indépendante pour les participants
- Enregistrement → MP4 sur OneDrive / SharePoint du canal + transcription
- Salles de sous-groupes = idéal pour les ateliers
Documentation officielle Microsoft
Planifier et animer des réunions
TP 7 bis
Planifier une réunion et inviter son voisin — SOLO
15 min
📍 Contexte : Chaque élève planifie individuellement une réunion Teams et y invite son voisin de gauche. À la fin, tout le monde aura reçu une invitation et envoyé la sienne.
🎯 Objectif : maîtriser le cycle complet création → invitation → réception → acceptation.
- Repérez votre voisin de gauche — notez son nom complet (prénom + nom Office 365)
- Allez dans Calendrier 📅 (barre de gauche) → bouton Nouvelle réunion (haut droite)
- Titre : « Point découverte Teams — [Votre prénom] & [Prénom voisin] »
- Date / heure : aujourd'hui, dans 30 minutes, durée 15 min
- Participants obligatoires : tapez le nom de votre voisin de gauche → sélectionnez-le dans la liste
- Onglet Assistant de planification : vérifiez qu'il n'a pas de conflit (vert = libre)
- Champ Lieu : laissez Microsoft Teams (un lien sera généré automatiquement)
- Dans le corps du message : écrivez 2 lignes « Objectif : tester l'invitation Teams entre voisins. À tout de suite ! »
- Options de réunion (en haut) : autoriser tout le monde à contourner la salle d'attente
- Cliquez Envoyer 📤 — l'invitation part instantanément (Teams + Outlook)
- Patientez 30 sec : vous devez voir apparaître l'invitation de VOTRE voisin de droite dans votre Calendrier
- Acceptez cette invitation reçue (clic droit sur l'événement → Accepter)
- Ouvrez votre réunion créée : vérifiez que votre voisin apparaît avec le statut « Accepté » 🟢
- Bonus : ajoutez un fichier en pièce jointe à l'invitation (Insérer → Joindre un fichier OneDrive)
- ✅ Validation : 1 invitation envoyée + 1 invitation reçue et acceptée + voisin visible en « Accepté »
💡 Astuce formateur : en fin de TP, tout le monde a planifié + reçu une invitation. La salle compte autant de réunions que d'élèves — on annule ensuite toutes les réunions ensemble (clic droit → Annuler la réunion).
15h30 — Copilot · Nouveautés 2026
Microsoft Copilot dans Teams
L’intelligence artificielle est désormais intégrée dans Teams. Copilot vous fait gagner des heures chaque semaine : résumés de réunions, rattrapage de conversations, rédaction de messages…
🤖
Copilot dans Teams
Votre assistant IA intégré dans toutes les surfaces de Teams : chats, canaux, réunions, appels. Disponible via l'icône Copilot en haut à droite.
ℹ️
Prérequis
Copilot dans Teams nécessite une licence Microsoft 365 Copilot (supplémentaire). Vérifiez avec votre service IT si vous y avez accès. Sinon, vous pouvez utiliser Microsoft Copilot Chat (version gratuite limitée).
Les 6 super-pouvoirs de Copilot dans Teams
Résumé de réunion
Après une réunion enregistrée, Copilot génère un récapitulatif intelligent : points clés, décisions, actions et responsables.
Rattrapage de chat
Vous étiez absent ? Copilot lit à votre place : « Résume-moi les 50 derniers messages ». Sortie en 3 secondes vs 30 min de lecture.
Rédiger un message
Écrivez votre idée en quelques mots, Copilot la transforme en message professionnel. Reformuler, raccourcir, ajuster le ton…
Pendant la réunion 2026
En live, demandez à Copilot : « Qu'a dit Marie sur le budget ? ». Il analyse aussi le contenu écran partagé !
Call Delegation Nouveau 2026
Copilot peut répondre aux appels entrants à votre place, recueillir le contexte, et planifier des rendez-vous via Microsoft Bookings !
Recaps vidéo Avril 2026
Copilot génère des highlights vidéo narrés des moments clés de votre réunion. Idéal pour les absents.
10 prompts pour bien démarrer avec Copilot
Résume-moi cette réunion en 5 points clés avec les actions à mener
Quels sont les messages non lus importants des 3 derniers jours dans tous mes canaux ?
Rédige un email de relance professionnel mais amical à propos du dossier client X
Quelles décisions ont été prises lors de ma dernière réunion avec Marie ?
Transforme ce message brouillon en annonce officielle pour mon équipe
Liste-moi tous mes engagements pris cette semaine en réunion
Quels sont mes points en suspens avec [nom d'un collègue] ?
Prépare une réunion de 30 min avec un ordre du jour sur le sujet […]
Traduis ce message en anglais professionnel
Crée un sondage Forms à 4 questions sur la satisfaction de l'équipe
Bien utiliser Copilot — Règles d'or
✅ À faire
- Soyez spécifique : « Résume la réunion d'hier avec X » plutôt que « Résume »
- Vérifiez toujours les résultats avant de les exploiter
- Ajoutez du contexte : « Pour un client formel… »
- Itérez : si la réponse ne convient pas, demandez « Refais en plus court »
- Activez l'enregistrement des réunions importantes
❌ À éviter
- Données confidentielles externes : ne partagez pas d'infos sensibles non validées
- Copier-coller aveugle : relisez et adaptez avant d'envoyer
- Prompts trop vagues : « Aide-moi » ne sert à rien
- Faire confiance à 100% : Copilot peut se tromper sur les chiffres
- Déléguer les décisions stratégiques : l'IA est un assistant, pas un décideur
TP Bonus
Tester Copilot — SOLO + BINÔME
20 min
📍 Contexte : Si Copilot est disponible, testez-le. Sinon, observez la démo du formateur.
- Ouvrez l'icône Copilot dans Teams (en haut à droite ou barre gauche)
- Premier prompt : « Résume mes activités Teams du jour »
- Ouvrez le chat avec votre binôme → Copilot → « Résume notre conversation »
- Retournez sur l'enregistrement TP 8 → onglet Récapitulatif → examinez le résumé IA
- Test rédaction : tapez un message informel → Copilot → « Rends ce message plus professionnel »
- Comparez vos résultats avec votre binôme, partagez vos meilleurs prompts
- ✅ Validation : 3 fonctionnalités testées + 1 usage identifié pour demain
🎯 Vérification — Copilot
Après une réunion de 1h à laquelle vous n'avez pas pu assister, comment retrouvez-vous l'essentiel le plus rapidement ?
A
Regarder la vidéo d'enregistrement en entierB
Lire toute la transcriptionC
Cliquer sur l'onglet Récapitulatif avec le résumé CopilotD
Appeler tous les participants un par unRécap — Copilot 2026
- Copilot = assistant IA dans toutes les surfaces Teams
- Cas d'usage clés : résumés, rattrapage, rédaction, recherche
- Nouveautés 2026 : Copilot en réunion live, Call Delegation, recaps vidéo
- Règle d'or : prompts spécifiques + contextualisés, vérification humaine systématique
- Nécessite une licence Microsoft 365 Copilot
16h00 — Clôture & Évaluation
🎓
Formation terminée !
Vous avez parcouru les 7 modules et réalisé 8 travaux pratiques. Teams n’a plus de secrets pour vous.
✅ Compétences acquises aujourd'hui :
- ›Naviguer dans l'écosystème Microsoft 365
- ›Créer et gérer équipes, canaux et membres
- ›Paramétrer Teams : notifications, appareils, onglets
- ›Gérer ses fichiers sur OneDrive & SharePoint
- ›Communiquer : canaux, @mentions, chat, appels
- ›Maîtriser la recherche avancée et les commandes /
- ›Organiser et enregistrer des réunions professionnelles
🧑💻
Noël NICOLAS
Votre formateur Microsoft 365
Une question après la formation ? N'hésitez pas à le contacter via Teams !
#Rendre nos clients heureux · SF2i · Microsoft 365